1. Notre politique de protection des renseignements personnels
Les renseignements personnels (ci-après les « renseignements ») que vous nous confiez sont précieux et nous sommes déterminés à tout mettre en oeuvre pour les protéger.
C’est pourquoi nous avons adopté cette politique, dans laquelle nous décrivons nos pratiques visant à protéger vos renseignements personnels. Notre objectif est d’être transparent avec vous. Cette politique s’applique à l’utilisation et à la communication de tout renseignement recueilli par la direction de Cecobois du Conseil de l’industrie forestière du Québec (CIFQ).
Afin d’assurer l’application de cette politique, nous avons mandaté un chef de la protection des renseignements personnels et de la vie privée. Pour toute question relative à cette politique vous pouvez la contacter à l’adresse suivante :
Véronique Normandin
veronique.normandin@cifq.qc.ca
2. Renseignements personnels
Nous recueillons vos renseignements directement auprès de vous lorsque vous communiquez ou interagissez avec nous.
2.1. Quels renseignements pouvons-nous recueillir Renseignements d’identification
- Prénom et nom
- Nom de votre entreprise ou de votre employeur
- Titre au sein de votre entreprise
- Date de naissance
- Adresse civique
- Téléphone et numéro de poste
- Adresse électronique
Autres renseignements
- Préférences en matière de langue et de communication
3. Comment nous utilisons et communiquons vos renseignements et avec qui
3.1. Comment nous utilisons et communiquons vos renseignements
Nous utilisons et communiquons vos renseignements pour :
- Vous identifier et mettre à jour votre dossier ou vos renseignements
- Établir, gérer, administrer et maintenir les services offerts à nos membres
- Personnaliser votre expérience de membre
- Promouvoir des services et/ou des événements/activités qui pourraient vous intéresser
- Communiquer avec vous en utilisant les coordonnées que vous nous avez fournies (par la poste, courriel, message texte, appels, médias sociaux)
3.2. Communication de vos renseignements
La communication, à des fins légitimes, de vos renseignements avec d’autres personnes est parfois nécessaire. Il peut s’agir, par exemple, d’une communication obligatoire selon la loi. En tout temps, nous nous engageons à limiter les renseignements au strict nécessaire et à obtenir votre consentement, lorsque requis.
Nous veillons à l’intégrité, la sécurité et la confidentialité de vos renseignements. En aucun cas, nous ne vendons des listes à des tiers.
3.3. Les fournisseurs de services
Nous sélectionnons les fournisseurs de services avec beaucoup de soin. Ils font notamment partie des catégories suivantes :
- Services de technologie (applications, centre de données, stockage de données et sauvegarde, services d’hébergement, services de maintenance et support)
- Services professionnels
- Services de communications
- Services de courrier, de reprographie et d’expédition de documents
- Organismes gouvernementaux et autorités règlementaires
- Assureurs
Tous les fournisseurs qui ont accès à vos renseignements signent une entente de confidentialité avec nous et s’engagent à n’utiliser vos renseignements que pour les fins mentionnées dans l’entente et à leur accorder le même niveau de protection que nous offrons.
4. Quand devons-nous obtenir votre consentement ?
Nous n’utilisons vos renseignements qu’avec votre consentement ou si la loi nous le permet. Nous obtenons votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements :
- Lorsque nous devons utiliser vos renseignements à une fin différente de celles pour lesquelles vous avez déjà donné votre consentement.
- Lors de certaines interactions spécifiques avec nous, comme des appels ou la complétion de formulaires en ligne.
5. Quels sont vos droits et comment les exercer ?
5.1. Droit d’accepter ou de refuser de fournir vos renseignements
Vos renseignements vous appartiennent. Sous réserve des exigences juridiques, commerciales ou contractuelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais.
Cependant, certains renseignements sont essentiels à ce que nous puissions vous fournir certains services. Si vous refusez de les fournir, il peut être difficile, sinon impossible d’établir, de maintenir une relation d’affaires avec vous ou même de vous offrir certains de nos services.
5.2. Droit de refuser que nous utilisions vos renseignements à certaines fins
Vous pouvez refuser que nous utilisions vos renseignements ou retirer votre consentement aux fins suivantes :
a) Vous transmettre des communications destinées aux partenaires du Réseau Cecobois (excluant les communications essentielles reliées à votre admission)
b) Recueillir et utiliser vos renseignements numériques
Avec votre accord, nous pouvons recueillir vos renseignements numériques (ex.: données de votre appareil et de votre navigation) à l’aide de fichiers témoins facultatifs ou d’autres technologies similaires lorsque vous visitez nos sites web. Ces renseignements nous permettent de mesurer et analyser l’achalandage pour améliorer votre expérience de navigation.
Comment faire pour retirer votre consentement?
Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à recevoir nos communications. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais.
Vous pouvez aussi refuser en tout temps l’utilisation des fichiers témoins sur nos sites web.
5.3. Droit d’accéder à vos renseignements
Vous pouvez demander à consulter les renseignements que nous détenons sur vous, sauf si la loi prévoit des limites à cette demande.
Comment faire pour consulter vos renseignements
Pour consulter vos renseignements, vous devez faire une demande :
Par courriel à l’adresse suivante : veronique.normandin@cifq.qc.ca
Nous traiterons votre demande dans un délai de 30 jours ou dans un délai plus long si la loi le prévoit. Nous vous informerons si le délai est plus long que 30 jours.
5.4. Droit de faire corriger vos renseignements
Vous pouvez et devez corriger les renseignements inexacts vous concernant. Pour pouvoir vous offrir un service de qualité, il est essentiel que vos renseignements soient exacts et complets. À cet effet, nous comptons sur vous pour nous aider à maintenir la qualité des renseignements que nous détenons en nous informant de tout changement.
Pour faire une demande : veronique.normandin@cifq.qc.ca
6. Quelles sont nos mesures de sécurité pour conserver vos renseignements
6.1. Conservation d’une durée limitée
Nous concervons vos renseignements, en format physique ou numérique, aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins auxquelles les informations ont été recueillies ou aussi longtemps que requis ou permis selon la loi. Le but, la nature et la sensibilité des renseignements ont été pris en compte dans la détermination des périodes de conservation.
De manière générale, les renseignements relatifs à votre profil de membre (tels que votre nom, adresse) seront conservés pendant la durée de votre relation avec nous et pour une durée de six ans suivant la fin de celle-ci.
6.2. Lieux de conservation
Le CIFQ, ses fournisseurs de services et autres tiers à qui vos renseignements sont communiqués en vertu de cette politique peuvent exercer des activités à l’extérieur du Québec et du Canada. Vos renseignements peuvent donc être utilisés et conservés, en toute sécurité, dans d’autres provinces et pays. Dans certains cas, vos renseignements peuvent être assujettis aux lois et aux droits d’accès des autorités de pays étrangers, y compris les États-Unis.
6.3. Sécurité des renseignements
Nous déployons des efforts importants afin de protéger vos renseignements contre la perte, le vol, et l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisée et contre toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement. Nous avons mis en place un programme de sécurité pour suivre l’évolution constante des menaces à la sécurité des renseignements. Les mesures adoptées dans notre programme de sécurité sont :
- Protéger les infrastructures au moyen d’accès sécurisé à nos locaux et des emplacements sécuritaires pour nos équipements, etc.
- Limiter les personnes ayant accès à vos renseignements. Ainsi, seuls les employés qui ont besoin de consulter vos renseignements dans le cadre de leur travail y ont accès.
- Gérer les mots de passe, authentification multi facteurs et mise en place de pare-feu et de connexion sécurisée (VPN)
- Maintenir un registre des incidents de non-confidentialités.
7. Comment pouvons-nous modifier cette politique ?
Nous pouvons modifier cette politique lorsque requis. Nous vous informerons au moyen d’un avis apparaissant sur nos sites web et par tout autre moyen approprié pour vous joindre.
8. Comment nous rejoindre pour une question, un commentaire ou une plainte ?
Pour poser une question ou envoyer un commentaire, vous pouvez communiquer avec nous :
- Écrivez à notre chef de la protection des renseignements personnels et de la vie privée, dont les coordonnées apparaissent au début de ce document